CNAS-CL01：2018《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》5.7規(guī)定：“實(shí)驗(yàn)室管理層應(yīng)確保：a)針對(duì)管理體系有效性、滿足客戶和其他要求的重要性進(jìn)行溝通；b)當(dāng)策劃和實(shí)施管理體系變更時(shí)，保持管理體系的完整性?！?/span>

　　作為行政監(jiān)管技術(shù)支撐單位的食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，履行著重要的社會(huì)責(zé)任，同時(shí)也面臨著較大壓力和較高風(fēng)險(xiǎn)。因此，必須做好內(nèi)、外部的溝通工作，而建立良好順暢的內(nèi)部溝通機(jī)制尤為重要，它是實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，確保管理體系有效運(yùn)行的前提條件之一。那么，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)該如何做好管理體系內(nèi)部的有效溝通呢？

　　溝通機(jī)制的組織分工

　　內(nèi)部溝通可以使機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員交流與傳遞機(jī)構(gòu)信息，為管理層決策提供依據(jù)，使內(nèi)部相互協(xié)調(diào)，提升團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力。建立內(nèi)部溝通機(jī)制是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理層的重要職責(zé)之一，通過(guò)搭建溝通交流平臺(tái)，組織制定相關(guān)政策制度，使各崗位之間、人員之間、上下級(jí)之間、部門之間在管理體系的整體運(yùn)行中有順暢的溝通渠道。

　　在具體分工方面，管理層主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)主持召開(kāi)全局性的重要會(huì)議、簽發(fā)內(nèi)部文件、回復(fù)下級(jí)部門工作請(qǐng)示的職責(zé)；管理層分管負(fù)責(zé)人承擔(dān)主持和協(xié)調(diào)管理體系運(yùn)行過(guò)程中分管范圍內(nèi)信息溝通的職責(zé)；技術(shù)負(fù)責(zé)人全面承擔(dān)技術(shù)運(yùn)作中的組織協(xié)調(diào)工作；質(zhì)量負(fù)責(zé)人承擔(dān)質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的各項(xiàng)溝通協(xié)調(diào)工作，并保持與管理層主要負(fù)責(zé)人的直接接觸和溝通；科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本科室的信息溝通工作，并就需協(xié)調(diào)的工作與同級(jí)部門或上級(jí)溝通；各員工在工作中相互溝通交流，就發(fā)生的異常情況隨時(shí)與科室負(fù)責(zé)人溝通，并視情況的緊急嚴(yán)重程度，直接向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　具體到機(jī)構(gòu)各職能部門，業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)整個(gè)機(jī)構(gòu)日常檢驗(yàn)檢測(cè)工作的溝通協(xié)調(diào)及內(nèi)、外部業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和信息的傳遞；行政辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)、外部行政事務(wù)聯(lián)絡(luò)及文件的傳遞，協(xié)助管理層協(xié)調(diào)各科室關(guān)系；質(zhì)保部門負(fù)責(zé)整改工作的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，轉(zhuǎn)達(dá)外部對(duì)本機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量的意見(jiàn)建議；人事培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人員錄用、培訓(xùn)、考核等有關(guān)事項(xiàng)的溝通。

　　溝通信息的分類和方式

　　溝通信息可分為外部信息和內(nèi)部信息及緊急信息等。其中，外部信息主要包括政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，主管部門或認(rèn)證認(rèn)可部門的文件、信息通報(bào)、檢查結(jié)果及反饋、檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)間比對(duì)和能力驗(yàn)證結(jié)果報(bào)告，相關(guān)方（如客戶、供方等）意見(jiàn)反饋及投訴，新技術(shù)、新動(dòng)向信息等。內(nèi)部信息主要包括本單位公文、工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、檢驗(yàn)檢測(cè)記錄和結(jié)果、質(zhì)量監(jiān)督和內(nèi)部質(zhì)量控制記錄、內(nèi)部和外部意見(jiàn)反饋情況以及管理體系運(yùn)行中其他質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄等。緊急信息則主要是突發(fā)事件信息等。

　　就上述信息內(nèi)容，在溝通的方式上，可采取請(qǐng)示匯報(bào)、會(huì)議溝通、宣貫培訓(xùn)、利用數(shù)據(jù)分析結(jié)果溝通等形式，最終達(dá)到有效溝通的目的。

　　如請(qǐng)示匯報(bào)，對(duì)超出本崗位職責(zé)權(quán)限范圍需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能進(jìn)行的工作應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示，并根據(jù)輕重緩急選擇口頭匯報(bào)或書面匯報(bào)。需要注意的是，書面匯報(bào)記錄應(yīng)存檔。

　　會(huì)議溝通則包括管理層定期或不定期召開(kāi)的會(huì)議、主要負(fù)責(zé)人主持中層以上管理人員參加的例會(huì)、合同評(píng)審會(huì)議、日常檢驗(yàn)檢測(cè)任務(wù)安排會(huì)議、重要質(zhì)量問(wèn)題會(huì)議、日常質(zhì)量分析會(huì)、技術(shù)分析會(huì)以及科室內(nèi)部會(huì)議等，根據(jù)不同的會(huì)議主題，溝通交流不同的信息，解決不同的問(wèn)題，以充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，提高工作的質(zhì)量和效率。

　　宣貫培訓(xùn)方面，則主要是圍繞檢驗(yàn)檢測(cè)領(lǐng)域相關(guān)政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、新技術(shù)、新方法、新設(shè)備等，進(jìn)行包括參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)研討、技術(shù)講座等形式的宣傳、培訓(xùn)。特別是對(duì)外出培訓(xùn)人員，應(yīng)在內(nèi)部進(jìn)行二次培訓(xùn)，通過(guò)這些方式實(shí)現(xiàn)信息互通、知識(shí)共享。

　　在信息和數(shù)據(jù)的分析與處理上，通過(guò)對(duì)內(nèi)、外部等各類信息和數(shù)據(jù)的收集整理、分析研判，供相關(guān)部門和人員作為處理問(wèn)題的依據(jù)進(jìn)行信息傳遞和溝通。

　　完善內(nèi)部溝通渠道

　　建立良好的溝通機(jī)制是對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的必然要求，也是管理體系持續(xù)改進(jìn)和有效運(yùn)行的保障。

　　在人員、部門各自職責(zé)范圍內(nèi)，溝通的形式多種多樣，最終目的是達(dá)到有效溝通，使全體人員得以分享信息、溝通思想和感情。同時(shí)，暢通的溝通渠道、合理的工作機(jī)制，也為獲取知識(shí)和信息，正確指揮和決策，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，營(yíng)造和諧氛圍，消除誤解隔閡創(chuàng)建了良好條件，對(duì)提高檢驗(yàn)檢測(cè)工作的質(zhì)量和效率，確保各項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)任務(wù)的完成和工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

　　為進(jìn)一步完善檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系下的內(nèi)部溝通機(jī)制，筆者建議，在日常工作中，一是對(duì)每項(xiàng)工作的實(shí)施是否達(dá)到預(yù)期效果及時(shí)進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)價(jià)溝通的情況、溝通的方式方法在其中所起的作用和取得的成效，并找出因溝通不足造成的影響，為其他工作的開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。如對(duì)因溝通不暢影響較大的工作應(yīng)有書面總結(jié)報(bào)告，作為管理體系不斷改進(jìn)的依據(jù)。二是對(duì)因溝通不力造成的不符合項(xiàng)或發(fā)現(xiàn)的潛在不符合項(xiàng)，需執(zhí)行本機(jī)構(gòu)的《不符合工作處理程序》《糾正措施控制程序》。